新たに事業を立ち上げた当初は取引先の数が少なく業務量も多くないため、少数のスタッフでも対応できます。事業規模の小さい個人事業主などではごく少数のスタッフで業務を行っており、個人のスキルが重要になります。製品の製造や営業、経理や顧客対応など何でも少ない人材でこなさなければなりません。このような企業ではスタッフ間の役割分担が明確ではなく、総合的な能力が求められます。
やがて事業が軌道に乗り業務量が増えると、様々な部署が作られて役割を分担することになります。どのような企業も最初は規模が小さく少ないスタッフだけで業務をこなしますが、いずれは必要に応じて部署を設置し役割分担を徹底する必要が出てきます。スタッフ数が少数であれば組織を管理するのはそれほど難しくありません。大勢の人材を抱える企業が効率的な活動を行うためには、スタッフが様々な情報を共有し本来の業務に専念できるようにする必要があります。
スタッフ間や部署間における情報共有を可能にするだけでなく、営業スタッフの負担を軽減する様々な機能を備えているのが営業管理ツールです。営業管理ツールを使えば、システムにアクセスするだけで顧客や案件などの重要情報を知ることができます。過去の商談などを確認すれば顧客ごとに最適な営業方法が分かるため、案件の受注につながります。営業管理ツールには顧客リストや見積書、日報・週報などを自動的に作成する機能もありスタッフの負担が軽減されます。
訪問商談など売上の増加と直接的な関係のある重要業務に専念できるため生産性が向上します。